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株式会社デジタルアイデンティティ様:組織の生産性・社員のモチベーション向上を目指し、業務負荷大幅軽減を実現〜月間1000時間のレポート関連業務をほぼ0にむけて〜

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(左から)株式会社デジタルアイデンティティの鈴木謙司代表取締役社長、Ad Strategy Div.の佐野泰成マネージャー兼コンサルタント、同部署の椙田(スギタ)恭平氏

「もっと組織の生産性や社員のモチベーションを高めたい」、それが大掛かりな業務改革のきっかけだったと、株式会社デジタルアイデンティティ代表取締役社長の鈴木謙司氏は話す。生産性やモチベーションを阻害していたのは、 非効率な単純作業の負荷だった。中でも デジタル広告運用担当者のエクセルでの人海戦術で行うレポート作成業務が群を抜いて高かった。一方で、広告主であるお客様もレポートに対して、タイムリーさに欠ける、施策提案が少ない、数字の羅列で見辛いなど、あまり満足していない状況だった。これこそ、改善の余地ありと、鈴木氏と同社Ad Strategy Div.の佐野泰成マネージャー兼コンサルタントが改革に乗り出した。その一環でDatorama(デートラマ)を導入したというお二人にお話を伺った。

社員との対話を通じて、業務改革の早急な必要性を痛感

デジタルアイデンティティ(以下、DI)は、デジタル広告運用からSEO、クリエイティブ制作、コンサルティングまで、デジタルマーケティング関連全般をサポートしている。そのDIでは、定期的に社員の組織改善用のアンケート、リンクアンドモチベーション社が提供するモチベーションサーベイで社員の「やる気や満足度」を調査している。そのスコアは60だった。

「平均が50の中、60は悲観する数字ではありませんが、満足もできませんでした。そこで部署ごとに社員との対話を重ね、改善すべき点が何かを洗い出していくと、 『業務負荷が高過ぎる』という声が多かったのです 」とDIの鈴木氏は話す。

「一見それほど負荷が高くないように見える部署でも業務負荷がきつい」という回答を聞き、同氏は業務改革の必要性を痛感したという。

「純粋な業務量、ということ以上に、非効率な業務・単純作業の多さが課題でした。各チームで、自分がやるべき仕事なのか?と思いつつ仕事をしている人の不満が高くなっていました。特にデジタル広告運用担当者は、エクセルとパワーポイントを使ってレポート作成業務に多くの時間を費やす日々で疲弊していました 。一方でレポートに対するお客様満足度が極めて高いとも言えない。むしろ、 タイムリーさに欠ける、施策提案が少ない、数字の羅列で見辛いなど、低めでした。それならば、いっそ、その業務自体を一掃しようと考えました」と同氏は当時の思いを語る。

当時のレポート業務時間は、全オペレーターの作業時間だけで1ヶ月924時間、確認作業、コンサルタント時間も入れると、優に月1000時間は超えていた。それだけの時間を投資しているにも関わらず、お客様満足度は低い。これでは作成している方も報われない。だからこそ、「ここの改善が生産性・モチベーション向上へのインパクトが大きいと見ました。さらに、1000時間という時間を、コンサルティングなど頭を使う業務に再投資できれば、ビジネス全体にもインパクトが大きいと思いました」と鈴木氏は、精神面・ビジネス面双方からみて、最初に着手すべきはレポート作成業務と視点を定めた。

そこで、この課題を解決可能なツールは何かと探し始めたと、佐野氏。同氏は広告事業のマネージャーでありコンサルタントとしても、現場でお客様と接している。

お客様向け広告管理ツールは安いものから高いものまで多く市場には出回っている。その中からどうやってDatoramaになったのだろうか?

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ソリューションを探していた頃を振り返る佐野氏 

「主要ツールの話は全て聞きましたし、自社開発も検討しました。ただ自社開発はエンジニアコストがかかるうえ、メンテナンスコストも高いと聞き見送りました」と話す佐野氏。同様に鈴木氏もツールを探していたが、そこで偶然デートラマジャパンのセールスと再会した。「業務負荷を軽減せねば」という経営課題を突きつけられていた鈴木氏は「Datoramaは、 そもそもマーケティングのために設計されたシステム。そこが他のツールと全く違うところ。マーケティングの思想に沿った未来像もあった。それで導入を決定しました」。

導入で見えてきた属人化の課題

今年5月からDatorama導入が本格的に始まり、それと同時に色々と解決すべく課題が見えてきたと佐野氏は話す。ここでは導入の最前線を支えた椙田氏も交えて、当時の状況を伺った。

「第一に属人化の問題です。これは様々なところで見つかった問題でした」と佐野氏は指摘する。

例えばあるツールのデータをDatoramaに接続する際、実はそのツールで使用したキャンペーン名の命名方法や演算の方法などが属人化し過ぎていることが判明した。チームごとどころか、各人がそれぞれ関数を組みレポート作成していることが分かった。

「データ接続するためには、いかに整理されたレポートが必要かわかりました。各人が好き勝手では、フローの自動化は叶いません」と椙田氏は話す。

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属人化の課題で導入・実装に思わぬ手間がかかったと話す椙田氏

今はDatoramaにデータを統合する、というフローができたことで、統一化に向かっているという。

他には予算登録も属人化していた。毎月広告運用者が登録するが、登録日に多少のズレが生じていた。

それもDatoramaで管理するために、足並み揃えてデータを予算登録するようになり、配信初日から確実に予算進捗を追跡できるようになった。

「導入を進める=業務フローを整えていくことでした。これまで人に頼っていた部分を、標準化する、それが導入の予期せぬメリットのひとつでした」と佐野氏は振り返る。

今後はDatoramaへデータを接続する人員の教育が必要という将来に向けた課題が見えてきている。「現在は私を含め二人体制で外部データ、媒体データの接続をしています」と椙田氏。「この二人だけしかできないのでは将来困るので、今からもっと人材を育て、広告運用メンバーの誰もがDatoramaへの一定の数値接続が可能になるようにしていきたいです」と佐野氏は教育の大切を指摘する。

ここまでは運用面での課題を見てきたが、鈴木氏、佐野氏はともにコンサルタントへの教育と成長も必要だと強調する。「Datorama導入の意義をお客様に伝えられれば、そこからマネタイズできるようになります。そのためには、コンサルタント自身がDatoramaについて理解しないといけませんが、今はまだまだ。勉強会やトレーニングを通じて、理解を深めてもらいたい」と鈴木氏は強調する。

広告主と代理店の関係性が良くなり、マネタイズも可能な「三方良し」を目指す

こうして課題を解決しつつ導入を進め、今月10月でフェーズ1の段階は終了の見込みだ。

当初の目標、レポート作成業務負荷大幅削減は達成できたのだろうか?

佐野氏は「まだ規模の大きなクライアント様のレポートは着手できていないため、道半ばではありますが数として80案件の導入が完了しており、広告レポート関連業務の作業時間1000時間を現在約400時間にまで削減しました」と大きな成果を話してくれた。

一方で「コンサルタント側はまだ数値報告をパワポでレポートを作成している案件が多々見られます。Datoramaがあるのでその作成も廃止して、空いた時間を施策改善、提案に回して欲しいです」と同氏はコンサル側の課題を指摘する。

「Datoramaとパワポが共存、はありえません。導入して目指す世界ではありません」と鈴木氏は断言する。続けて「だからこそ、前述のように社内教育が重要になります。それぞれがDatorama導入の理由を考えて、パワポ作成を自発的にやめてもらいたい」と話す。「自分も含め、導入で目指しているビジョンを社内の一人一人に伝えていくのが重要です」と佐野氏も社内教育の重要性を強調する。

 

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顧客への付加価値創出、そして代理店・広告主・マネタイズの三方良しを目指す鈴木氏

では顧客への新たな付加価値創出はすでに見られるのかを鈴木氏に聞いた。

「手応えはあります」と断言。実は第1フェーズですでに大きな成果が出ていた。既存顧客である大手食品メーカー とはすでにダッシュボードを共有し、一切レポート作成していない。さらに特筆すべきは、ダッシュボードの閲覧権限を付与しているので、レポート全体のコンサル&管理費用を請求し、お客様もそれを承諾し支払っているというこのマネタイズだ。実際、このお客様はダッシュボード化でリアルタイムに数字が見られることに驚いているという。

「新規提案は全てDatorama前提で行なっています。常にリアルタイムで数字が確認できることは、お客様の心に刺さりますよ」と佐野氏。さらに、「定例会の構成自体も、従来とは全く違う形で提案しています。ダッシュボードがあるので、数値確認は1〜2割、残りは全て新しいクリエイティブ等のディスカッションとして提案しています」と一切紙資料がない世界を実現している。

従来型の報告会ではエクセルとパワポのレポートの数値確認で大半の時間を使い、本来のディスカッションにほぼ時間を使えない状況だった。鈴木・佐野両氏も、本当にそういう報告会が必要なのかと疑問を抱いていたという。「おそらく広告主さんも同じ気持ちだったかもしれません」と鈴木氏は苦笑する。

それが今は、広告主も代理店であるDIも、リアルタイムにDatorama上で同じ数字を見て、議論するようになり、報告会は必要なものとなっている。

マネタイズし、かつ、広告主と代理店の関係性も良くなり、業務負荷も大幅に軽減され「三方良しです」と鈴木氏は笑う。

「実務はデータ・ドリブン、経営はパッション」が将来の理想

第1フェーズを終えつつある中で、第2フェーズとしては、広告以外のサイト解析データやSEO、クリエイティブのデータを追加していく予定だ。さらに、DI社内向けの売上管理や経営管理ダッシュボードとしての活用を考えている。

経理系のデータを統合して、売上と予実管理などのデータを一元管理していく予定だ。

佐野氏は「売上管理表は担当者がそれぞれエクセルに記入しているので、ミスが発生しやすいので、まずその売上データを入れていきます。売上管理ダッシュボードの雛形は見えてきているのですが、そこでどういう分析をしていくのかを検討中です」と、次を見据えつつ試行錯誤している様子が伺われる。

鈴木社長は「中長期として、オフィス各所に証券会社のように大きなディスプレイを設置して、売上やクライアントへの広告施策効果が常に確認できるようにしたい。常にデータを中心に考えるデータ・ドリブンなカルチャーを作りたいですね」と熱く将来像を語る。「 実務はデータ・ドリブン、経営はパッションが理想ですね」と笑いながら締めくくった。

 

DI様の広告運用ダッシュボードサンプル

主要KPI10を最上部に配置

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